特定技能受入所属機関が作成する届出書(報告書)

特定技能受入所属機関が作成する届出書(報告書)

特定技能外国人を受け入れた企業は出入国在留管理庁に定期的に活動状況を報告しなければなりません。
技能実習制度では監理団体が監査報告書を作成し提出しますが、特定技能では受入企業もご自身で報告書を作成し提出しなければなりません。
※出典:出入国在留管理庁 特定技能外国人受入れに関する運用要領より抜粋

1:作成する報告書

  1. 受入れ状況に係る届出書(参考様式3-6号)
  2. 支援実施状況に係る届出書※(参考様式3-7号)
  3. 活動状況に係る届出書(参考様式3-8号)

    ※(2)は支援を登録支援機関に全部委託している場合は必要ありません。

2:同時に提出する書類

活動状況に係る届出書では同時に以下の書類も提出しなければなりません。

  1. 賃金台帳
    • 特定技能外国人の賃金台帳
    • 報酬を決定するにあたって比較した従業員の賃金台帳
  2. 支払の明細書
    • 振り込みの場合
      • 特定技能外国人振込明細書
    • 通貨払いの場合
      • 報酬支払明細書(参考様式5-7号)

3:提出スケジュール

受入れ企業は四半期ごとに翌四半期の初日から14日以内に、管轄する地方出入国在留官局に提出しなければなりません。

四半期は以下のように定められています。

  1. 第1四半期:1月1日~3月31日4月14日までに提出
  2. 第2四半期:4月1日~6月30日7月14日までに提出
  3. 第3四半期:7月1日~9月30日10月14日までに提出
  4. 第4四半期:10月1日~12月31日1月14日までに提出

4:その他随時報告:変更等があった場合

定期に報告する以外にも変更等があった場合は届出が必要になります。
※出典:出入国在留管理庁 特定技能外国人受入れに関する運用要領より抜粋

1.契約変更の届出

項番 変更事項 添付書類 特記事項
雇用契約期間
  • 雇用条件書の写し(参考様式第1-6号)
  • 特定技能雇用契約に係わる届出書(参考様式第3-1号)
  • 当初の契約よりも期間を短くする場合に届出が必要
就業の場所 〈共通〉
  • 雇用条件書の写し(参考様式第1-6号)
  • 特定技能雇用契約に係わる届出書(参考様式第3-1号)
〈右記(2)の場合〉
  • 運用要領別冊(分野別)を参照
〈右記(3)の場合〉
  • 派遣計画書(参考様式第1-12号)
  • 就業条件明示書の写し(参考様式第1-13号)
  • 派遣先の概要書(参考様式第1-14号または1-15号)
  • 労働派遣契約書
  • 派遣先に係る労働
  • 社会保険及び租税の法令を遵守していることを証明する資料
    ※第5章第2節第1(12)の【確認対象の書類】を参照
  • 派遣先に係る運用要領別冊(分野別)に定める確認対象の書類
  1. 就業場所(事業所)を変更する場合には届出が必要(連絡先のみの変更を除く。)
  2. 運用要領別冊(分野別)において就業場所(事業所)について確認対象の書類が定められている場合の届出に当たっては当該書類の提出が必要(対象分野は、介護、ビルクリーニング、自動車整備、航空、宿泊、外食業)
  3. 労働者派遣の場合であって、在留申請の際に提出した派遣計画に記載していない派遣先又は就労(作業)場所での就労をすることとなる場合には届出が必要
従事すべき業務の内容 〈共通〉
  • 雇用条件書の写し(参考様式第1-6号)
  • 特定技能雇用契約に係わる届出書(参考様式第3-1号)
  • 特定技能外国人の指定書〈右記(2)の場合〉
  • 特定技能外国人が従事しようとする業務に必要な技能水準を有することを証明する資料
  1. 複数分野の指定を受けている特定技能外国人で、分野の主従関係を変更する場合は、届出が必要(注意)新たな分野の指定を受けるためには、在留資格変更許可申請が必要
  2. 同一分野内で従事する業務区分を変更するには届出が必要
  3. 分野別運用要領に定める「特定技能外国人が従事する業務」に従事しないこととなった場合に届出が必要
労働時間 〈共通〉
  • 雇用条件書の写し(参考様式第1-6号)
  • 特定技能雇用契約に係わる届出書(参考様式第3-1号)
〈右記(1)の場合〉
  • 労働基準監督署へ届け出た変形労働時間制に間する協定書の写し(1年単位の変形労働時間の場合)
〈右記(2)の場合〉
  • フルタイムではないことの理由書
  1. 変形労働時間制を採用又は廃止した場合は届出が必要
  2. 所定労働がフルタイム(労働日数が週5日以上かつ年間217日以上であって、かつ、週労動が30時間以上)の場合は届出が必要
休日
  • 雇用条件書の写し(参考様式第1-6号)
  • 特定技能雇用契約に係わる届出書(参考様式第3-1号)
  • 年間合計日日数を当初の契約より少なくする場合は届出が必要
休暇
  • 雇用条件書の写し(参考様式第1-6号)
  • 特定技能雇用契約に係わる届出書(参考様式第3-1号)
  • 当初の契約より休日日数を増やす場合は届出が不要
賃金
  • 雇用条件書の写し(参考様式第1-6号)
  • 特定技能雇用契約に係わる届出書(参考様式第3-1号)
  • 特定技能外国人の報酬に関する説明書(参考様式第1-4号)等(当初の在留申請の際に特定技能外国人の報酬を決定する上で比較対象とした日本人労働者等に変更があったことにより、新たな比較対象とした日本人の報酬額に従って特定技能外国人の報酬額を変更した場合)
  • 当初の契約時の基本賃金を変更する場合には届出が必要
退職に関する事項
  • 雇用条件書の写し(参考様式第1-6号)
  • 特定技能雇用契約に係わる届出書(参考様式第3-1号)
  • いずれの場合も届出が必要
その他(社会保険の加入状況・労働保険の適用状況、健康診断、帰国担保措置) 〈共通〉
  • 雇用条件書の写し(参考様式第1-6号)
  • 特定技能雇用契約に係わる届出書(参考様式第3-1号)
〈右記(3)の場合〉
  • 特定技能所属機関の労働保険料等納付証明書(未納なし証明)
  1. 健康保険・厚生年金保険の適用事業所となった場合に届け出が必要
  2. 健康保険・厚生年金保険の適用事業所とならなくなった場合に届出が必要
  3. 労働保険の適用事業所となった場合に届出が必要
2.契約終了の届出
項番 変更事項 添付書類 特記事項
雇用契約 〈共通〉
  • 特定技能雇用に係る届出書(参考様式第3-1)
〈右記(7)(9)の場合〉
  • 受入れ困難に係る届出書(参考様式第3-4号)
  1. 終期が到来したので雇用終了
  2. 倒産等経営上の都合で雇用終了
  3. 基準不適合による雇用終了
  4. 個人事業主死亡により雇用終了
  5. 特定技能外国人の死亡により雇用終了
  6. 特定技能外国人の病気怪我により雇用終了
  7. 特定技能外国人の行方不明により雇用終了
  8. 特定技能外国人の自己都合退職より雇用終了
  9. 特定技能外国人の非自発的離職
3.新たな契約締結による届出
項番 変更事項 添付書類 特記事項
雇用契約
  • 特定技能雇用契約に係わる届書(参考様式第3-1号)
  • 新たな契約に係わる特定技能雇用契約書の写し(参考様式第1-5号)
  • 新たな契約に係わる特定技能雇用条件書の写し(参考様式第1-6号)
  1. 新たに雇用契約を締結
4.1号特定技能外国人支援計画の変更関係
項番 変更事項 添付書類 特記事項
特定技能所属機関 〈共通〉
  • 1号特定技能外国人支援計画(参考様式第1-17号)
  • 支援計画に係る届出書(参考様式第3-2号)
〈右記(1)及び(2)の場合〉
  • 特定技能基準省令第2条第2項第1号イに該当しない場合は支援責任者の履歴書(参考様式第1-20号)
  1. 支援責任者の役職を変更する場合は届出が必要
  2. 新たに支援責任者を選任する場合は届出が必要
  3. 支援計画書に記載した支援責任者が退任した場合は届出が必要((2)に該当する場合は除く)
  4. 支援計画書に記載した支援担当者が減少した場合は届出が必要((2)に該当する場合は除く)
登録支援機関 〈共通〉
  • 登録支援機関概要書(参考様式第2-2号)
  • 1号特定技能外国人支援計画(参考様式第1-17号)
  • 支援計画に係る届出書(参考様式第3-2号)
〈右記(1)及び(2)の場合〉
  • 支援責任者の就任承諾書及び誓約書(参考様式第2-3号)
  • 支援責任者の履歴書(参考様式第2-4号)
〈右記(6)の場合〉
  • 特定技能所属機関概要書(参考様式第1-11号)
〈右記(6)の場合で、特定技能所属機関が特定技能基準省令第2条第2第1号イに該当しない場合〉
  • 支援責任者の履歴書(参考様式第1-20号)及び支援担当者の履歴書(参考様式第1-22号)
  • 特定技能基準省令第2条第2項1号ハに該当することを証明する資料
  1. 支援責任者の役職を変更する場合は届出が必要
  2. 新たに支援責任者を選任する場合は届出が必要
  3. 支援計画書に記載した支援責任者が退任した場合は届出が必要
  4. 支援計画書に記載した支援担当者数が減少した場合には届出が必要
  5. 新たな登録支援機関との間で支援委託契約を締結した場合は届出が必要
  6. 登録支援機関との支援委託契約を終了し特定技能所属機関が支援を行う場合は届出が必要
支援の内容 〈共通〉
  • 1号特定技能外国人支援計画(参考様式第1-17号)
  • 支援計画に係る届出書(参考様式第3-2号)
〈右記(3)の場合〉
  • 登録支援機関が支援業務の全部を実施をしている場合又は特定技能所属機関が特定技能基準省令第2条第2項第1号イに該当しない場合は支援担当者の履歴書(参考様式第1-22号又は2-6号)
    【Ⅳの1から9までの各支援】
  1. 支援内容を変更する場合は届出が必要
  2. 実施予定を「無」に変更する場合は届出が必要
  3. 支援担当者の役職を変更する場合、支援担当者を変更する場合は届出が必要(婚姻等による氏名の変更は除く。)
  4. 委託の有無を変更する場合は届出が必要
  5. 支援を委託する相手方を変更した場合は届出が必要(委託先の同一性に変更がない場合を除く。)
  6. 実施方法を変更する場合は届出が必要
  7. 【Ⅳの1、4、6及び9までの支援】
  8. 実施言語を変更する場合は届出が必要
  9. 【Ⅳの4の支援】
  10. 実施予定時間を変更する場合は届出が必要
  11. 【Ⅳの9の支援】
  12. 実施予定時期を変更する場合は届出が必要
5.契約締結の届出 支援委託契約の変更関係
項番 変更事項 添付書類 特記事項
支援の契約
  • 支援委託契約に係わる届出書(参考様式第3-3号)
  • 登録支援機関との支援委託契約に関する説明書(参考様式第1-25号)
登録支援機関と支援の全部の契約をした時は届出が必要
第4欄 委託する支援業務(1号特定技能外国人の支援計画の全部であること)
  • 支援委託契約に係わる届出書(参考様式第3-3号)
  • 登録支援機関との支援委託契約に関する説明書(参考様式第1-25号)
登録支援機関との支援委託契約に関する説明書の第4欄を変更した場合は届出が必要
第5欄 委託料
  • 支援委託契約に係わる届出書(参考様式第3-3号)
  • 登録支援機関との支援委託契約に関する説明書(参考様式第1-25号)
登録支援機関との支援委託契約に関する説明書の第5欄を変更した場合は届出が必要
第6欄 契約期間
  • 支援委託契約に係わる届出書(参考様式第3-3号)
  • 登録支援機関との支援委託契約に関する説明書(参考様式第1-25号)
登録支援機関との支援委託契約に関する説明書の第6欄を変更した場合は届出が必要
契約の終了
  • 支援委託契約に係わる届出書(参考様式第3-3号)
登録支援機関との支援委託契約が終了した時は届出が必要
6.受入れ困難に係る届出書
項番 変更事項 添付書類 特記事項
受入が困難になった
  • 受入れ困難に係る届出書(参考様式第3-4号)
  1. 経営上の都合(非自発的離職)
  2. 基準不適合
  3. 法人の解散
  4. 個人事業主の死亡
  5. 特定技能外国人の死亡
  6. 特定技能外国人の病気、怪我
  7. 特定技能外国人の行方不明
  8. 重責解雇
  9. 自己都合退職など14日以上にわたって活動する見込みがない場合は届出が必要

※契約満了前の途中帰国の場合は、書面により意思確認をして帰国が決定した時点(帰国前)に提出が必要

7.出入国又は労働関係法令に関する不正行為等を知った時の届出
項番 変更事項 添付書類 特記事項
不正行為を知った時
  • 出入国又は労働に関する法令に関し不正又は著しく不当な行為(不正行為)に係る届出書(参考様式第3-5号)
  1. 外国人暴行、脅迫、監禁を知った
  2. 外国人の旅行又は在留カード取上げを知った時
  3. 外国人に支給する手当又は報酬の一部又は全部を支払わないことを知った時
  4. 外国人の外出その他私生活の自由を不当に制限する行為
  5. 外国人の人権を著しく侵害する行為を知った時
  6. 偽変造文書等の行使を知った時されて雇用契約を締結している事を知った時
  7. 保証金・違約金を設定する外国の機関から紹介
  8. 届出の不履行又は虚偽の届出を知った時
  9. 虚偽の帳簿作成、答弁、検査拒否を知った時
  10. 改善命令に従わない事を知った時
  11. 不法就労者を知った時時
  12. 労働関係法違反を知った

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